En guide till EPOS kassasystem

EPOS systemKassasystem är benämningen på hela det system som man har i sin kassa, från kassaapparat och kassaregister till kortbetalningsterminal, streckkodsläsare och kvittoskrivare. Förr i tiden använde de flesta butiker bara en kassaapparat, men idag krävs det oftast mer än detta för att kunna sköta betalningarna i ett företag. Kassan använder man vid kontant betalning och dit hör även betalning med kort.



Vilken information söker du?


• Kassalagen

• Vilka omfattas av reglerna om kassaregister?
• Vad innebär ett certifierat system?

• Olika typer av kassasystem

• Olika leverantörer av kassasystem

• Att välja kassasystem

• Priser: Köpa, hyra eller köpa begagnat kassasystem?


Kassalagen

Sverige har nyligen fått en lag som kallas för Kassalagen och som har som huvudsakligt syfte att reglera hur detaljhandelns kassaapparater och kassasystem ska fungera. Numera är det nämligen ett krav för alla näringsidkare som säljer varor eller tjänster kontant att ha ett kassaregister. Kassaregistret ska i sin tur vara kopplat till en certifierad kontrollenhet som uppfyller de krav som Skatteverket ställer. I Sverige beräknas det finnas omkring 300 000 kassor och det är ungefär 120 000 av dessa som omfattas av den nya lagen.
EPOS system
Kassalagen innebär bland annat att själva kassan måsteanpassas och följa detaljerade regler som Skatteverket har tagit fram. Det måste finnas vissa funktioner i kassan för att den ska vara godkänd, medan andra funktioner inte alls får finnas. Dessutom måste alla kassor ha en certifierad och plomberad kontrollbox. Den brukar benämnas med ”Svarta lådan”, precis som i flygplan, och där sparas alla köp med detaljerad information. Själva arbetssättet måste också göras på ett visst sätt – alla köp måste registreras i kassan och alla kunder måste erbjudas ett utskrivet kvitto.

Den som är skyldig att ha ett kassaregister ska anmäla sitt kassaregister till Skatteverket. Man måste också anmäla ifall man byter, säljer, skrotar eller uppgraderar sitt kassaregister.

För att man ska kunna följa Kassalagen och alla regler som finns kring kassaregister är det viktigt att välja rätt kassasystem. Det finns flera leverantörer av kassasystem att välja bland och var och en av dessa tillhandahåller flera olika typer av kassasystem för att passa den stora bredd av företag som finns på marknaden.

Vilka omfattas av reglerna om kassaregister?

Reglerna om kassaregister gäller för alla företag som säljer varor eller tjänster mot kontant betalning, vilket också omfattar betalkort. Om man däremot fakturerar all försäljning, till exempel om man driver en nätbutik med fakturabetalning, så behöver man inte ha något kassaregister. Inte heller ifall man driver en verksamhet med kontantförsäljning av obetydlig omfattning eller vid tillfällig försäljning. Vissa andra typer av verksamhet är också undantagna från dessa regler, exempelvis när det gäller automatspel, bingospel, taxiverksamhet samt torg- och marknadshandel.

Vad innebär ett certifierat kassasystem?

Ett kassasystem måste vara certifierat enligt Skatteverket. Det anses vara certifierat om det uppfyller följande två villkor:

  • Kassasystemet ska vara tillverkardeklarerat och det ska också ha en tillverkardeklaration för varje version eller program.
  • Kassasystemet ska vara anslutet till en certifierad kontrollenhet som läser av registreringarna i kassaregistret och skapar en kontrollkod.

Det är tillverkaren av kassasystemet som gör en teknisk deklaration av Skatteverket. Skatteverket ska sedan godkänna denna deklaration och innan dess så testar också Skatteverket kassasystemet. Alla kassor som är certifierade hamnar på en lista som ligger ute på Skatteverkets hemsida.

Genom att välja ett certifierat kassasystem så vet man att det kassasystem man väljer håller en hög kvalitet och uppfyller alla de krav som ställs både av Skatteverket och enligt lag.

Olika typer av kassasystem

Det finns i grund och botten två varianter av kassasystem. Dels PC-baserade kassasystem och dels enklare kassaregister som kan ses som moderna varianter av de gamla hederliga kassaapparaterna. Förr skilde man tydligt mellan POS och EPOS system. POS står för Point of Sale och EPOS står för Electronic Point of Sale. Dock är de allra flesta moderna system elektroniska i någon form, så denna indelning är lite missvisande idag.

PC-baserade System

PC-baserade kassasystem har många fördelar. EPOS systemDessa installeras som program på en helt vanlig dator och därefter kompletteras den med kvittoskrivare och kassalåda. Man använder sig alltså av en vanlig dator och därmed kan man också använda kassan för internet, svara på mejl, bokföring och så vidare. De flesta butiker behöver en dator idag och då är det smidigt att också kunna använda datorn som kassa. En annan fördel med PC-baserade kassasystem är att det är relativt enkelt att bygga ut kassasystemet om verksamheten växer eller om man får andra behov. Man kan föra statistik, hålla koll på sitt lager, skicka offerter, föra kundklubb, skicka nyhetsbrev och så vidare. Dessutom kan man bygga ut med exempelvis scanner eller integrerad kortterminal. Att programmera ett PC-baserat kassasystem är också enkelt och man klarar det mesta själv om man bara har lite datavana. Den stora nackdelen är kostnaden, framförallt om man inte har en dator sedan tidigare utan måste köpa även detta. En annan nackdel är att denna lösning tar lite mer plats än de andra kassaregistren.

Läs mer: Vad är ett EPOS system

Kassaregister

Kassaregister som är moderna versioner av den gamla hederliga kassaapparaten fungerar egentligen på samma sätt som tidigare varianter, vilket kan kännas bekvämt för den som är av den gamla stammen och inte har så mycket datavana. Dessutom tar de lite plats och är billiga i inköp. Nackdelen är dock deras begränsning. De går inte att bygga ut med exempelvis kortterminal eller scanner. Det går inte heller att använda dem för att hålla koll på lager eller statistik. Dessutom är de svåra att programmera och man blir därför lätt beroende av att betala leverantören för att få hjälp med programmering av varor eller ändringar.

Läs mer: Vilket kassasystem är bäst?

Olika leverantörer av kassasystem

Det finns förstås många olika leverantörer av kassor och kassasystem. Vilken man väljer är i grund och botten en smaksak, men det är viktigt att välja en leverantör som tillhandahåller ett kassasystem som är anpassat för den bransch man själv jobbar i. Dessutom bör systemet vara användarvänligt, flexibelt, enkelt att bygga ut samt enkelt att administrera. Vidare bör leverantören erbjuda en god support av produkterna och gärna också tillhandahålla kringutrustning och förbrukningsmaterial för enkelhetens skull.

Om du vill får gratis offerter på kassasystem, fyll i det korta formuläret ovan


Det finns såväl handburna och mobila system som stationära system. Dagens kassasystem kan också integreras med affärssystem så som Visma Administration. De flesta kassasystem kan även kompletteras med olika tillbehör, till exempel:Kortmaskin

  • Tangentbord
  • Scanners
  • Streckkodläsare
  • Kontokortläsare
  • Kvittoskrivare
  • Etikettskrivare
  • Kassalådsinsatser

De flesta leverantörer säljer också kringutrustning till kassasystem. Där kan man nämna exempelvis vågar, kassadiskar, kassaregister, prisfrågeterminaler och lagersystem. Dessutom tillhandahåller de ofta alla slags förbrukningsmaterial man kan behöva till kassasystem, så som färgband, kvittorullar, prislappar, hylletiketter och så vidare.

Några exempel på leverantörer av kassasystem är AB Svenska ECR Kassasystem, Cashdata i Örebro AB, Kassacentralen AB och Rebnis AB.

Att välja kassasystem

Att välja kassasystem idag är inte helt lätt. Ett tips är dock att sätta sig ner och fundera ut vilken typ av kassasystem man behöver. Olika företag har olika behov. Det gäller att välja ett system som passar ens egna behov bäst. Viktigt är också att fundera på vilka funktioner man behöver. Det är ju betydelsefullt att systemet har de funktioner som man behöver, men däremot är det onödigt med ett system som har många fler funktioner än man egentligen behöver. Då blir det bara dyrt och komplext. Satsa hellre på ett system som är enkelt till en början, men som går att bygga ut och anpassa ifall verksamheten växer eller får andra behov. Viktigt är också att kassan är snabb, stabil, säker och enkel för personalen att lära sig. Det ska gå lika enkelt att scanna in streckkoden eller knappa in artikelnumret som att fylla på kvittorulle eller byta färgband. Sist men inte minst är det förstås viktigt att se till att kassasystemet möter Skatteverkets krav och att det är certifierat.

Om du är osäker på vilken typ av kassasystem du behöver, fyll i det korta formuläret ovan så hjälper vi dig!


Läs mer: Kassasystem för butiker

Priser: Köpa, hyra eller köpa begagnat kassasystem?

Det finns flera alternativ för den som behöver ett kassasystem. Man kan hyra, köpa eller köpa begagnat.

Köpa
Om man köper ett kassasystem så får man lägga ut en slant, men då har man å andra sidan sitt kassasystem i sitt eget ägande. En butik som drivs på heltid och där majoriteten av försäljningen är kontantförsäljning kan förstås se fördelar med att köpa ett kassasystem. En annan butik som kanske mestadels bedriver sin verksamhet på nätet, men som åker ut på mässor då och då kanske istället tycker att det räcker med att hyra kassa eftersom man då inte har användning för den dagligen dags. Om man väljer att hyra eller köpa beror således till stor del på vilket behov man har. Idag är det också så att det brukar ingå support och rådgivning oavsett om man hyr eller köper.

Hyra
Att hyra ett kassasystem kostar omkring 900 kronor per vecka och uppåt, beroende på hur avancerat kassasystem man behöver. Prisplanen brukar vara fast och en fördel med detta är att man i förväg vet exakt hur mycket man ska betala per månad. Att köpa ett kassasystem kan kosta från 25 000 kronor och uppåt, och återigen beror det på vilken variant av kassasystem som man väljer.

Köpa begagnat
Om man väljer att köpa en begagnad kassa så ska inte kontrollenheten ingår. Enligt kassalagen måste man nämligen spara sin kontrollenhet i minst fem år och den ska tillhöra bolaget, inte ägaren. Därför ska kontrollenheten bara följa med kassan om man säljer hela företaget, inte om man bara säljer själva kassan. En viktig sak att tänka på om man vill köpa ett begagnat kassasystem är att inte köpa ett alltför gammalt kassasystem. Det var nämligen först under hösten 2009 som de första certifierade kassorna kom.

Sprid vidare