Vilket kassasystem är bäst?

Det finns en stor mängd olika kassasystem på marknaden idag; alltifrån enkla eller omfattande installationssystem, till mobila kassor och webblösningar. Vilket kassasystem som passar ett specifikt företag bäst avgörs utifrån exempelvis faktorer som hur komplex verksamheten är och hur företagets processer ser ut.

Vad är POS- och EPOS-system?

Två i sammanhanget återkommande begrepp är POS- och EPOS-system. Förkortningen POS står för Point of Sale, det vill säga tillfället, platsen eller processen där en affärshändelse i form av försäljning, betalning, reklamation eller presentkortshantering äger rum. Ett POS-system består oftast minst av en knappsats, kortläsare, kvittoskrivare och en kassalåda som tillsammans används för att genomföra transaktionerna. I takt med att smidigare pris-, lager- och orderhantering efterfrågas, går utvecklingen mot att datorer med specifik mjukvara används för kassahanteringen.
Kortmaskin
Electronic Point of Sales (EPOS) är ett elektroniskt POS-system som hanterar försäljningsprocessen och utför företagets alla kassauppgifter, från betalningar och kreditkortsläsningar till säljrapporter och lagerhantering. Ett EPOS-system består av datorer och mjukvara som kombineras med streckkodsläsare, skrivare, kassalåda, kunddisplayer, kortläsare och pekskärmar för att i realtid genomföra alla transaktioner.
Definitionen ovan är numera något missvisande för att skilja på POS- och EPOS-system, eftersom de flesta moderna system faktiskt är elektroniska i någon form. Sedan 2010 måste exempelvis alla kassasystem oavsett princip vara kopplade till en av Skatteverket godkänd elektronisk kontrollenhet som lagrar samtliga transaktioner.

Öka effektiviteten med hjälp av kassasystemet

Den största skillnaden är istället att POS-systemen kräver manuell uppdatering av lagersaldon medan EPOS-systemen hanterar lagret automatiskt genom att integrera övriga affärsprocesser i kassahanteringen. Detta är särskilt värdefullt för verksamheter med stora mängder transaktioner och kundinformation som måste processas på kort tid. Genom att registrera transaktionen via peksskärm eller att scanna varans streckkod skickas information till systemet som genast registrerar priset, trycker kvitto och justerar lagersaldot.

EPOS-system kan göra verksamheten smidigare på många sätt:
- Direkt information och snabbare transaktioner.
- Meny-/sortimenthantering för butiker, restauranger, barer, nattklubbar, caféer
och hotell.
- Hantering av lagerprognoser och beställningspunkter.
- Lagersaldon på hemsidan för bättre kundservice.
- Rapporter på försäljning, inköpsmönster, kassaflöden och lageromsättning.
- Anpassningsbara användargränssnitt förenklar verksamheten.

Bland nackdelarna kan nämnas att EPOS-system ofta är dyra att installera samt kräver regelbundet underhåll och återkommande uppdateringar.

Eftersom EPOS-system snabbt ger information om företagets aktuella situation ur olika perspektiv, kan de bidra till ökad kundnöjdhet och effektivitet. Det har alla verksamheter som har regelbunden försäljning eller erbjuder tjänster nytta av: alltifrån detaljhandlare, frisörer, nöjesparker, hotell, caféer, till restauranger och grossister. Ju större konkurrensen är i branschen, desto större fördelar kan man dra av att ha bättre kontroll på affärerna.

kvitto

Mobila och webbaserade EPOS-system

Ett flertal leverantörer erbjuder så kallade mobila och webbaserade lösningar som alternativ till installerade system. De är oftast billiga och lätta att komma igång med och kan integreras med olika affärssystem, men naturligtvis är en stabil internetuppkoppling nödvändig. Fördelen med sådana lösningar är att de inte kräver stora investeringar eller lokal installation och service, utan kan installeras och uppdateras automatiskt på en central server. En webblösning kan koppla samman kassasystemet med såväl bokningssystem som e-handelslösningar, vilket blir smidigt och tidsbesparande för exempelvis webbutiker, uthyrningsföretag, biljettjänster och företag med tidsbokning. Beställningar och bokningar går direkt in i kassasystemet och uppdaterar samtidigt rapporter, artikelinformation och lagersaldon.

Mobila kassasystem används ofta inom restaurangbranschen, där försäljningen för att effektiviseras och för att minska risken för felsituationer gärna utförs nära kunden. Utrustningen fungerar via ett trådlöst nätverk och alla normala kassafunktioner finns tillgängliga med hjälp av trådlösa pekskärmar, kortläsare och kvittoskrivare.

Viktigt att välja rätt kassasystem

Utvecklingen på området kassasystem går snabbt framåt, både när det gäller installerade och webbaserade system, och den drivs på av såväl hård- som mjukvaruleverantörer. Att välja ett rätt anpassat system för varje företag är viktigt, då det kan bidra med viktiga konkurrensfördelar i form av korrekt information som underlättar affärsbesluten och i sin tur ger ökad effektivitet och kundnöjdhet. Kanske finns det ett system som lätt kan anpassas till det affärssystem som används i företaget eller passar ett mobilt system bäst för just er? Att orientera sig bland olika leverantörers erbjudanden kan därför spara pengar i investeringsskedet såväl som det kan ge bättre förutsättningar för företagets lönsamhet i längden!

Fyll i det korta formuläret ovan så kontaktar vi dig med prisuppgiter och support - vår service är helt gratis!

Sprid vidare